Un acheteur de Toronto est à trois jours de la signature d’un acte d’achat pour un condo à Montréal. La déclaration de copropriété compte 90 pages en français et précise que le règlement restreint les locations à court terme; toutefois, personne ne s’en est rendu compte, car la demande pour des services de traduction immobilière n’a pas été faite à temps.
Au Québec, les documents immobiliers sont régis par le Code civil du Québec et rédigés par des notaires; la terminologie utilisée ne correspond pas exactement à celle employée ailleurs au Canada dans le domaine de la copropriété.
Cet article traite des trois types de documents les plus courants, de ceux qui ne doivent jamais être traduits, ainsi que des cas où seule une traduction certifiée est acceptée.
L’importance de la terminologie en traduction immobilière
Partout ailleurs au Canada, on utilise « condominiums », « unités » et « sociétés de condominiums ». Au Québec, le terme juridique est « copropriété », et l’entité qui gère l’immeuble est le « syndicat des copropriétaires ».
Cette différence n’est pas purement superficielle : un traducteur qui traduit « partie privative » par unit et « partie commune à usage restreint » par limited common element a emprunté un cadre conceptuel à la législation d’une autre province, et le terme emprunté comporte des suppositions qui ne s’appliquent pas nécessairement au Québec.
La solution la plus sûre consiste à maintenir la visibilité du concept québécois. Les termes « fractions », « parties privatives », « parties communes », « parties communes à usage restreint », « valeur relative » et « syndicat » ont tous des équivalents anglais bien établis utilisés par les institutions québécoises, et la cohérence avec ces équivalents est plus importante que la familiarité pour un lecteur de l’extérieur de la province.
Un autre piège à éviter en traduction, peu importe le secteur, est celui des faux amis : un mot semblable ou identique avec un mot d’une autre langue, mais dont le sens est différent. Vous pouvez en apprendre davantage sur le sujet dans ce billet consacré aux faux amis en traduction.
Traduire une déclaration de copropriété sans en altérer la structure
La déclaration constitue le document constitutif d’une copropriété divise. Selon la Chambre des notaires du Québec, une déclaration notariée comprend trois parties distinctes : l’acte constitutif de copropriété, le règlement de l’immeuble et l’état descriptif des fractions.
Ces trois parties présentent des caractéristiques différentes, et les services de traduction immobilière qui les traitent comme un seul et même document continu risquent de produire des erreurs que les clients ne manqueront pas de remarquer immédiatement.
L’acte constitutif
Cette partie définit la vocation, ou l’objectif, de l’immeuble, la valeur relative de chaque fraction, ainsi que la répartition des pouvoirs entre le conseil d’administration et l’assemblée générale. L’acte regorge de renvois et de pourcentages.
Les chiffres, les références d’articles et les seuils de vote doivent être comparés au document source au lieu d’être simplement reproduits. Une virgule mal placée dans un tableau de valeurs relatives modifie le montant que paie un propriétaire et la façon dont son vote est pris en compte.
Le règlement de l’immeuble
Le règlement est généralement la partie que les copropriétaires lisent réellement; il traite des animaux de compagnie, du bruit, des rénovations, des locations et de l’utilisation des aires communes. Le ton peut être plus neutre ici, mais les verbes modaux traduisent une obligation. Par conséquent, « les propriétaires doivent » et « les propriétaires devraient » ne sont pas interchangeables.
L’état descriptif des fractions
Cette section se présente principalement sous forme de tableaux et contient surtout des numéros de lot et des tableaux de répartition des dépenses. Le contenu linguistique est généralement simple et le risque d’erreur de transcription est élevé, ce qui rend une vérification indépendante plus utile qu’une vérification stylistique.
La promesse d’achat n’a pas besoin d’être traduite
Ce fait surprend souvent les gens, et leur permet toujours de faire des économies. Les formulaires de courtage obligatoires utilisés dans le cadre des transactions immobilières résidentielles au Québec sont publiés par l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec dans les deux langues officielles.
La bibliothèque de formulaires de courtage de l’OACIQ présente environ 50 formulaires obligatoires ou recommandés; la promesse d’achat est offerte en français et en anglais, avec les codes PAD pour la copropriété divise et PAI pour la copropriété par indivision.
La règle est donc simple : ne faites pas traduire un formulaire obligatoire. Utilisez plutôt la version officielle dans la langue requise et ne traduisez que ce qui a été rédigé spécifiquement pour la transaction en question, généralement les annexes, les conditions particulières et le libellé des contre-propositions.
| Document | Qui le produit? | La bonne approche |
|---|---|---|
| Promesse d’achat (obligatoire) | OACIQ | Utilisation du formulaire officiel bilingue; ne pas le traduire |
| Clauses et annexes personnalisées | Courtier ou avocat | Traduction professionnelle avec révision juridique |
| Déclaration de copropriété | Notaire | Traduction professionnelle, à des fins d’information |
| Acte de vente | Notaire | Traduction certifiée si une institution l’exige |
| Procès-verbaux des assemblées et résolutions | Syndicat ou gestionnaire | Traduction professionnelle, flux de travail récurrent |
| États financiers et budgets | Gestionnaire ou comptable | Traduction financière avec gestion terminologique |
| Annonces immobilières et descriptions | Courtier ou agence | Adaptation plutôt que traduction littérale |
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Procès-verbaux des assemblées et communications du syndicat
Les procès-verbaux sont l’élément le plus souvent négligé de la liste. Ils reviennent régulièrement, s’accumulent et sont consultés des années plus tard, lors d’une revente, quand l’avocat de l’acheteur souhaite savoir si une contribution syndicale spéciale a été adoptée.
Trois éléments rendent la traduction des procès-verbaux difficile :
- Les résolutions doivent être reproduites textuellement, avec le nombre exact des votes.
- La terminologie doit correspondre à celle de la déclaration, puisque les procès-verbaux y font constamment référence.
- Le registre s’enrichit au fil du temps. Ainsi, un terme traduit d’une certaine façon en 2021, puis d’une autre façon en 2026, rend l’ensemble de la série de documents plus difficile à interpréter.
Les procès-verbaux représentent un mandat de traduction récurrent classique, plutôt que de la rédaction juridique spécialisée, mais il est avantageux de disposer d’un glossaire fiable et d’un réviseur chevronné. L’intérêt de faire appel à un deuxième linguiste pour comparer ligne par ligne les textes source et cible est expliqué dans ce billet sur la révision comparative.
Afin de permettre aux syndicats de réaliser de réelles économies à long terme, la traduction de procès-verbaux en lot à la fin de l’exercice financier constitue un choix de flux de travail judicieux, car elle revient moins chère par page que la traduction individuelle de chaque document; toutefois, cela retarde la mise à disposition de la version finale pour les propriétaires qui en ont besoin rapidement. Les gestionnaires qui prévoient une revente optent généralement pour une traduction trimestrielle, ce qui leur permet de maintenir le registre à jour sans avoir à payer pour un service d’urgence.
Les avis d’assemblée, les ordres du jour et les résolutions relatives aux contributions syndicales spéciales relèvent tous de la même catégorie et utilisent la même terminologie. Par conséquent, le fait de traiter l’ensemble de ces documents comme un projet continu plutôt que comme plusieurs demandes ponctuelles permet de garantir la prévisibilité tant du vocabulaire utilisé que des coûts.
Quand une traduction certifiée est nécessaire
Une traduction certifiée est une traduction réalisée par un traducteur agréé de l’Ordre des traducteurs, terminologues et interprètes agréés du Québec, et qui porte son sceau ainsi que son numéro d’adhérent. Il ne s’agit pas nécessairement d’une meilleure traduction; il s’agit plutôt d’une traduction accompagnée d’une certification professionnelle.
Une traduction certifiée s’avère généralement nécessaire dans les situations suivantes :
- Un document est déposé auprès d’un tribunal.
- Un prêteur, un assureur ou un organisme gouvernemental exige une version certifiée d’une traduction.
- Une autorité étrangère a besoin d’un document immobilier québécois pour une transaction à l’étranger.
- Un dossier de succession concerne des parties situées dans un autre territoire.
- Une demande d’immigration ou de résidence fait état de la propriété d’un immeuble.
Pour tout le reste, une traduction professionnelle standard suivie d’une révision est à la fois suffisante et nettement plus rapide. Le fait de demander une certification par défaut entraîne des coûts et des délais supplémentaires sans apporter de valeur ajoutée concrète; il est donc toujours recommandé de vérifier auprès de l’institution destinataire.
Il est important de noter qu’une traduction d’un acte notarié est un document d’information. La version linguistique qui prévaut dans le cadre de la relation juridique sera déterminée par le notaire ou l’avocat responsable du dossier, et non par le traducteur. Un projet bien géré l’indiquera clairement plutôt que de laisser cette information implicite.
Là où un service de traduction immobilière apporte une réelle valeur
Le coût de la traduction d’une déclaration de copropriété est dérisoire comparativement au coût d’un litige qui éclaterait parce que deux copropriétaires agissaient selon deux ensembles de règles différents.
Triez vos documents avant de faire une demande de traduction. Utilisez les formulaires officiels bilingues lorsqu’ils existent, réservez la certification si elle est véritablement nécessaire, et concentrez les services de traduction immobilière sur les documents constitutifs et les procès-verbaux qui y font référence. Cette approche permet de prévoir les budgets et la validité des dossiers.
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FAQ
Faut-il faire appel à des services de traduction immobilière pour une déclaration de copropriété?
Les services de traduction immobilière ne sont pas obligatoires sur le plan juridique pour une déclaration de copropriété. La déclaration est un document notarié inscrit au registre foncier, et la langue officielle est déterminée au moment de la rédaction. De nombreux syndicats font tout de même préparer une version anglaise afin que les propriétaires non francophones puissent comprendre leurs obligations, ce qui réduit considérablement le risque de litiges. Toute traduction d’une déclaration de copropriété est strictement à titre informatif et ne remplace en aucun cas la version enregistrée.
Au Québec, peut-on signer une promesse d’achat en anglais?
Oui. Les formulaires obligatoires de courtage sont disponibles en français et en anglais, et la promesse d’achat en copropriété contient une clause confirmant que les parties ont exigé que le formulaire et tous les documents connexes soient rédigés en anglais uniquement. Votre courtier utilisera la version officielle plutôt qu’une version traduite; il n’est donc pas nécessaire, et même généralement déconseillé, de faire traduire un formulaire obligatoire.
Qui peut traduire un acte de propriété à des fins officielles au Québec?
Lorsqu’un organisme exige une traduction certifiée d’un acte de propriété, celle-ci doit être effectuée par un traducteur agréé, c’est-à-dire un membre en règle de l’Ordre des traducteurs, terminologues et interprètes agréés du Québec, qui y appose son sceau officiel et son numéro d’adhérent. Vérifiez d’abord auprès de l’organisme destinataire si une certification est requise, car une traduction professionnelle standard, révisée par un tiers et ne comportant aucune certification, est acceptée dans de nombreux cas.
