Saviez-vous que les obligations légales d’une entreprise peuvent varier selon le nombre d’employés? Depuis juin 2025, toute entreprise établie au Québec qui compte 25 employés ou plus (et non plus seulement 50, comme c’était le cas auparavant) est assujettie à de nouvelles obligations administrées par l’Office québécois de la langue française (OQLF). De nombreux propriétaires d’entreprise ne découvrent ces obligations qu’à la réception d’un avis d’inscription obligatoire par courriel. Or, la francisation d’une entreprise ne se résume pas à un projet de traduction ponctuel : il s’agit d’un processus structuré sur plusieurs années, qui comporte des étapes précises, des délais à respecter et des obligations de comptes rendus.
Ce que la loi québécoise prévoit en matière de francisation des entreprises
La francisation est le processus juridique par lequel une entreprise démontre que le français est généralisé à tous les niveaux de ses activités au Québec, des logiciels internes aux communications avec le personnel, en passant par l’affichage extérieur et les documents destinés à la clientèle. Ce processus est encadré par l’Office québécois de la langue française (OQLF) en vertu de la Charte de la langue française.
L’objectif n’est pas d’éliminer l’anglais du milieu de travail, mais plutôt de veiller à ce que le français puisse être utilisé au quotidien, peu importe les autres langues utilisées par l’entreprise.
Qui doit se conformer au processus de francisation des entreprises
Les obligations varient selon la taille de l’entreprise, et les règles se sont considérablement resserrées depuis que la loi 96 a abaissé le seuil d’inscription.
Entreprises de 25 à 49 employés
Depuis le 1er juin 2025, les entreprises de cette envergure doivent s’inscrire auprès de l’OQLF et, sur demande, démontrer que le français est généralisé à tous les niveaux de leur organisation. Il s’agit d’une obligation relativement récente qui prend de nombreuses PME en pleine croissance par surprise.
Entreprises de 50 employés ou plus
Les entreprises de cette envergure sont depuis longtemps tenues de s’inscrire auprès de l’OQLF, de procéder à une analyse de leur situation linguistique et, si des lacunes sont relevées, de mettre en œuvre un programme de francisation officiel. Les entreprises de 100 employés ou plus ont une obligation supplémentaire : elles doivent former un comité de francisation chargé de superviser le processus à l’interne et de rendre compte de l’avancement à l’OQLF sur une base régulière.
Le tableau ci-dessous résume les principales étapes du processus de francisation auquel une entreprise doit se conformer.
| Étape | Déroulement | Délai habituel |
|---|---|---|
| Inscription | Les entreprises s’inscrivent auprès de l’OQLF et fournissent un aperçu de leur situation linguistique. | Dans le délai fixé dans l’avis de l’OQLF. |
| Analyse linguistique | L’OQLF examine l’utilisation du français au sein de l’entreprise, tant au niveau des services que des outils et des documents. | Plusieurs mois après l’inscription. |
| Programme de francisation | Si des lacunes sont relevées, l’entreprise adopte un plan prévoyant des mesures concrètes et des échéances pour y remédier. | Négocié avec l’OQLF, souvent sur une période d’un à trois ans. |
| Certificat de conformité | Lorsque l’utilisation du français répond aux exigences, l’OQLF délivre un certificat de francisation. | Une fois les objectifs du programme atteints. |
| Comptes rendus continus | Les entreprises comptant 100 employés ou plus rendent compte de l’avancement du processus par l’intermédiaire de leur comité de francisation. | Généralement, tous les trois ans. |
Les quatre étapes dans la pratique
Au-delà de ce qui est présenté dans le tableau ci-dessus, certaines réalités influencent le déroulement concret de chaque étape au sein d’une entreprise en croissance.
- L’inscription exige une liste fidèle des langues utilisées dans les logiciels, les notes de service internes, les offres d’emploi et les communications avec la clientèle, et non une simple impression générale du bilinguisme au sein de l’entreprise.
- L’analyse linguistique révèle souvent des lacunes dans des domaines auxquels la direction n’avait pas pensé, comme des logiciels acquis il y a plusieurs années ou des contrats avec des fournisseurs rédigés uniquement en anglais.
- Un programme de francisation prévoit généralement des échéances progressives plutôt qu’une refonte complète du jour au lendemain, ce qui permet aux différents services de planifier les travaux de traduction et de localisation.
- Lorsqu’il est obligatoire, le comité de francisation doit réunir des membres ayant suffisamment de pouvoir décisionnel pour prendre des mesures concrètes concernant les outils, l’embauche et les contrats avec les fournisseurs.
Les entreprises qui suivent ce processus tout en gérant leurs autres obligations liées à la loi 96 constatent souvent qu’il est plus efficace de planifier les deux démarches en parallèle, puisque plusieurs des mêmes éléments, des offres d’emploi aux logiciels utilisés au travail, sont généralement pris en compte dans les deux vérifications. Le texte officiel de la loi 96 reste la référence juridique pour connaître les exigences applicables.
Examiner les outils et les communications avant le début de l’analyse linguistique de l’OQLF permet à l’entreprise de corriger les lacunes les plus faciles à combler selon ses propres délais, plutôt que ceux imposés par l’organisme. Faire évaluer le contenu existant pour en vérifier la conformité aux exigences québécoises avant la date limite d’inscription perturbe généralement beaucoup moins les activités que de devoir tout régler à la dernière minute, une fois le processus enclenché.
Les défis courants des entreprises tout au long du processus
Quelques obstacles reviennent fréquemment chez les entreprises qui entreprennent ce processus pour la première fois :
- Des logiciels et des plateformes de travail qui n’ont jamais été conçus pour offrir une interface en français.
- Des documents de ressources humaines, qu’il s’agisse de lettres d’offre d’emploi ou de politiques d’entreprise, qui n’existent qu’en anglais.
- Des documents marketing et des outils destinés à la clientèle qui ont été traduits il y a plusieurs années, et dont la terminologie n’est plus à jour.
- L’incertitude quant aux termes recommandés par l’OQLF qui s’appliquent à un secteur d’activité ou à un domaine technique particulier.
- Le manque de temps et de ressources à l’interne pour gérer la traduction, la révision et les comptes rendus en parallèle des activités quotidiennes.
Les documents de référence, comme le guide de l’OQLF sur le processus de francisation, permettent de mieux comprendre les exigences. Toutefois, de nombreuses entreprises font aussi appel à des spécialistes de la traduction RH et de la traduction Web et numérique pour prendre en charge le volume de contenu à traiter.
Préparer son entreprise avant l’intervention de l’OQLF
Les entreprises qui considèrent la conformité linguistique comme une obligation continue plutôt que comme une échéance imminente traversent généralement le processus officiel avec beaucoup moins de complications. Un bref audit interne permettant de repérer les outils, les documents et les communications qui existent uniquement en anglais constitue un bon point de départ. Il suffit ensuite d’établir un plan réaliste pour traduire ou adapter les éléments prioritaires en premier. Le contenu destiné à la clientèle et les logiciels utilisés quotidiennement par le personnel méritent généralement d’être traités en priorité, avant les documents rarement consultés qui dorment dans un lecteur partagé.
L’importance du certificat de francisation au-delà des obligations légales
Le certificat de francisation n’est pas qu’une simple formalité réglementaire : le gouvernement du Québec vérifie la conformité linguistique des entreprises avant de leur accorder certains contrats publics et certaines subventions. Ainsi, un processus de francisation expiré ou incomplet peut priver une entreprise d’occasions d’affaires qui, en surface, n’ont rien à voir avec la langue. Pour les entreprises qui soumissionnent régulièrement à des contrats du secteur public, le maintien de leur conformité à jour est un enjeu de développement des affaires autant que de conformité juridique.
Il y a aussi un avantage plus subtil, rarement pris en compte dans les listes de vérification de conformité : les employés qui travaillent quotidiennement en français et qui disposent de logiciels et de documents bien adaptés à leur langue de travail rencontrent généralement moins de difficultés au quotidien que ceux qui doivent composer avec un environnement où les principaux outils sont dans une langue qu’ils maîtrisent moins bien. S’il est bien géré, le processus peut aussi devenir une véritable occasion d’améliorer les activités quotidiennes plutôt qu’une contrainte supplémentaire.
Simplifier la francisation des entreprises
La francisation peut sembler contraignante lorsqu’elle s’impose sans préavis, mais elle devient beaucoup plus facile à gérer dès qu’une entreprise comprend les étapes du processus et commence à corriger les lacunes de façon proactive. Intégrer la préparation linguistique en français aux activités courantes de l’entreprise, plutôt que d’agir uniquement à la réception d’un avis de l’OQLF, permet généralement d’économiser du temps et de l’argent à long terme.
Pour les entreprises qui ne savent pas exactement où se situent leurs lacunes, demander une évaluation de leur conformité linguistique avant de recevoir un avis d’inscription est l’un des moyens les plus simples de prendre les devants plutôt que de devoir rattraper leur retard.
Foire aux questions
Qu’est-ce que la francisation des entreprises, et quelles sont les entreprises concernées?
La francisation des entreprises est un processus juridique encadré par l’OQLF, par lequel une entreprise démontre que le français est généralisé à tous les niveaux de ses activités au Québec, des logiciels et des notes de service internes aux communications avec la clientèle. Depuis juin 2025, les entreprises de 25 employés ou plus sont assujetties à ces exigences. Celles de 100 employés ou plus doivent respecter des obligations supplémentaires, notamment celle de mettre sur pied un comité de francisation permanent.
Combien de temps dure généralement le processus de francisation?
Les délais varient selon la taille de l’entreprise et les lacunes relevées lors de l’analyse linguistique de l’OQLF. Un programme de francisation peut durer entre un et trois ans, selon l’ampleur des travaux nécessaires pour assurer la conformité des logiciels, de la documentation et des communications internes. Une fois les exigences satisfaites, l’OQLF peut délivrer un certificat de francisation et fermer officiellement le dossier de l’entreprise.
Quelles sont les conséquences pour une entreprise qui ne respecte pas ses obligations en matière de francisation?
Le fait de ne pas tenir compte d’un avis d’inscription ou d’un programme de francisation en cours ne fait pas disparaître l’obligation sous-jacente. L’OQLF peut effectuer des suivis, demander des documents à jour et, en cas de non-conformité prolongée, prendre d’autres mesures administratives à l’égard de l’entreprise, notamment la signaler comme non conforme. Corriger les lacunes de façon proactive, avant de recevoir un avis officiel, coûte presque toujours moins cher et perturbe beaucoup moins les activités que de devoir répondre à des communications de plus en plus pressantes de l’OQLF par la suite.